Ik ben super-enthousiast over Getting Things Done (voor ‘insiders’: GTD, op z’n Engels uitgesproken: ‘Dzjie-Tie-Die’) en ik doe niets liever dan vrienden, collega’s en bekenden hiermee ‘aansteken’. GTD is een methode voor timemanagement / productiviteit, geschreven door David Allen.
Hoewel ik al enige tijd bezig ben om te leren werken volgens de GTD-methode, vind ik zeker niet dat ik al een expert ben. Nog regelmatig voel ik me een micromanager, die niet weet wat haar prioriteiten zijn, en bezig is volgens het ‘last in, first out’ principe.
Maar ik weet dat het beter kan en ik ken de weg er naartoe. Het is alleen ontzettend moeilijk om die weg te blijven volgen. Het gaat om verschillende gewoontes die je moet veranderen, niet om slechts een, zoals stoppen met roken of meer gaan bewegen. Het bestaat uit vele verschillende aspecten die je een voor een onder de knie moet zien te krijgen.
Maar ook zonder dat ik mezelf als GTD-expert kan betitelen, vind ik wel dat ik er het een en ander over kan vertellen. Dus heb ik besloten dit onderwerp uiteen te zetten in verschillende korte blogposts. Dit is de eerste van de serie.
Waarom Getting Things Done?
Op ons werk worden we overspoeld met allerlei soorten informatie. Vragen van collega’s en klanten proberen we zo goed mogelijk te beantwoorden, zodat we ons werk zo succesvol mogelijk kunnen uitvoeren. Dit resulteert vaak in tientallen e-mails, telefoontjes, en directe vragen tijdens vergaderingen of gesprekken ‘in de wandelgangen’. Als je een rondje door het bedrijf hebt gemaakt en 3 personen hebt gesproken, ben je vaak alweer vergeten wat je aan persoon 1 hebt toegezegd, of je vergeet het op te schrijven, want als je weer achter je pc gaat zitten, blijk je 5 nieuwe e-mails en 2 voicemails te hebben die op dat moment je aandacht trekken.
Of je loopt van vergadering naar vergadering en hebt geen tijd om je aantekeningen uit te werken (mocht je die al hebben gemaakt).
Het resulteert in het niet nakomen van afspraken, of pas op het allerlaatste moment actie ondernemen, waardoor je vaak moet toegeven op het uiteindelijke resultaat. Als je eerder was begonnen, was het resultaat beter geweest.
Ondertussen loopt je hoofd over van al die dingen die je niet mag vergeten, en is het moeilijk om je te concentreren op complexe problemen. Je hebt geen gevoel van controle en perspectief of visie. Wat zijn we nou allemaal aan het doen? Waar leidt het toe?
Door te gaan werken volgens de Getting Things Done -methode, kun je dat gevoel van controle en visie terugkrijgen. Dat lukt niet van de ene dag op de andere, maar je zult merken dat je je stukje bij beetje weer meer ‘in control’ zult voelen waardoor er meer ruimte komt voor creativiteit en het bepalen van je eigen focus. Wat is voor jou belangrijk? Welke taken moet je wel uitvoeren en welke niet? Welke taken behoren tot je functie, welke zorgen ervoor dat je je eigen doelen kunt realiseren? Welke zijn belangrijk, gezien vanuit je eigen principes, normen en waarden?
VOLGENDE KEER: Belangrijke uitgangspunten en principes van GTD.
{ 3 trackbacks }