GTD-setup met Remember The Milk

RTM-logoRemember The Milk (RTM) is een populaire webapplicatie onder mensen die werken volgens de ‘Getting Things Done’-methode (GTD). Dat vind ik eigenlijk wel verwonderlijk. Remember The Milk heeft namelijk van zichzelf, op een Inbox na, geen enkele standaardlijst of andere eigenschap die vanuit Getting Things Done wordt aanbevolen.
De termen ‘Next action’, ‘Project’, ‘Waiting For’, ‘Someday/Maybe’, ‘Reference’, ‘Agenda’, komen geen van allen voor als je voor het eerst inlogt in een nieuw account, evenals contexten zoals @Home, @Office, @Computer.
Er zijn vele tools die wel standaard deze lijsten en contexten bevatten, en toch is Remember The Milk vrij populair. Ik denk dat dit komt door een aantal zaken:

  • Het biedt voldoende mogelijkheden om er zelf een goede GTD-setup mee te maken.
  • Het was al vroeg beschikbaar op allerlei platforms, zoals Windows, Mac, iPad, iPhone, Android en Blackberry. Hierdoor kun je er met verschillende tools mee werken en loopt alles synchroon. Om meerdere keren per dag te kunnen synchroniseren moet je overigens wel een (betaald) ‘pro’-account nemen (voor 25 dollar per jaar).
  • Met name op de smartphones (android, iPhone) en iPad hebben ze een erg mooie applicatie gebouwd. De web-interface is wat minder mooi, maar in Chrome kan hij er met behulp van een extensie (genaamd ‘A bit better RTM‘)  toch behoorlijk goed uitzien en worden er diverse handige functies toegevoegd.
  • Je kunt e-mails (door)sturen naar je inbox in Remember The Milk, en ze door middel van een bepaalde codering zelfs direct op de juiste lijsten zetten en de juiste context toevoegen.
  • Er zijn diverse sneltoetsen die je kunt gebruiken in de webapplicatie van RTM. Hierdoor hoef je voor veel handelingen je handen niet meer van het toetsenbord af te halen.

RTM-apps

 

Mijn GTD-setup in Remember The Milk
Voor mijn GTD-setup gebruik ik alleen lijsten, smartlists, tags en notities. De locatie-functie is op zich leuk (herinnering als je bijv. in de buurt bent van een winkel waar je boodschappen moet halen), maar ik gebruik het niet.

Lijst: een taak kan maar op één lijst staan.
Tag: een label dat je zelf kunt definiëren. Aan één taak kun je meerdere ‘tags’ koppelen.
Smartlist: een opgeslagen zoekactie. Hiermee kun je bijvoorbeeld lijsten maken voor je ‘Next actions’ per context, of voor je ‘Someday/Maybe’-taken per onderwerp (boeken, reizen, muziek, etc.)
Notities: Bij een taak kun je diverse notities toevoegen. Hierin kun je bijvoorbeeld ook een doel van een project definiëren. Tevens gebruik ik dit om mijn boodschappenlijstje (checklist) op te slaan bij een taak.

RTM-leftInbox
Dit is gewoon de lijst ‘Inbox’ die al in RTM zit als je ermee begint.

Contexten
Ik geef een taak een context door er een tag aan toe te kennen die met een @ begint (@Home, @Laptop, @Online, @Boodschappen, @Read, @Tom).

Projectenlijst
Voor mijn projecten heb ik een aparte lijst gemaakt. Een taak op deze lijst heeft een ‘tag’ die begint met ‘p.’ gevolgd door de projectnaam, dus ‘p.projectnaam’.

Next actions
Ook voor ‘Next actions’ heb ik een aparte lijst gemaakt. Hierop staan de eerstvolgende taken die ik wil uitvoeren. Ze hebben allemaal een tag die aangeeft in welke context ik ze kan uitvoeren.

RTM-right

Later
Op de ‘Later’-lijst zet ik alles dat geen ‘Next action’ is, maar dat wel binnenkort moet gebeuren, bijvoorbeeld in het kader van een lopend project. Ook deze taken bevatten een context-tag.

Projecttaken
Projecttaken staan op de lijst ‘Next actions’ of ‘Later’. Ze hebben dus een tag die de context aangeeft, maar ze hebben ook een tag waarin de projectnaam staat (p.projectnaam).

Taken bekijken per context
Hoewel ik alle next actions op één lijst heb staan, kan ik mijn taken wel per context bekijken. Hiervoor gebruik ik namelijk de zogenaamde ‘Smartlists’  (Slimme lijsten) in RTM. Je kunt een smartlist maken door eerst een zoekactie uit te voeren, bijvoorbeeld:  list:”Next actions” AND tag:@home . Vervolgens kun je deze zoekactie een naam geven (tabblad ‘Opslaan’/’Save’) en voilà: je hebt een smartlist gebouwd.

Datum-/tijdgebonden taken
Voor deze datum-/tijdgebonden taken heb ik een ‘Calendar’-lijst gemaakt. Bij de taken op deze lijst voer ik een einddatum en eventueel een tijdstip in. Ze staan dus niet tussen mijn ‘Next actions’, maar ik heb de ‘Calendar’-lijst als agenda toegevoegd aan Google Calendar, waardoor ik deze taken in mijn agenda terugzie.

Waiting For
Voor taken waarbij ik wacht op een reactie van iemand anders, heb ik de lijst ‘Waiting For’ toegevoegd aan RTM.

Someday/Maybe
Voor taken die ik ooit of misschien wil doen heb ik de lijst ‘Someday/Maybe’ toegevoegd. Taken op deze lijst krijgen tevens een tag mee, zodat ik via de ‘Slimme lijsten’ van RTM mijn Someday/Maybe-lijst kan opsplitsen in diverse sublijsten (bijvoorbeeld boeken, reizen, muziek, huis+tuin).

RTM - Gmail

Links met andere applicaties

Er zijn vele applicaties die een koppeling hebben met Remember The Milk. Hier volgen enkele voorbeelden:

    • Het is bijvoorbeeld mogelijk  om taken in Remember The Milk te synchroniseren met je Outlook-taken. Meer informatie over
      rtm_googlecalendar at er gesynchroniseerd wordt en op welke wijze, vind je hier. Dit kan overigens alleen als je een (betaalde) ‘pro’-account hebt.
    • Je kunt je taken van Remember The Milk tonen in een zijbalk van Gmail of van je Google Calendar. Of je toont ze per dag in je Google Calendar, mits ze datum en eventueel tijdgebonden zijn.
    • RTM - Google Calendar SidebarRemember The Milk heeft ook een bookmarklet die je kunt toevoegen aan de werkbalk van je browser. Hiermee kun je snel taken toevoegen.

Ten slotte
Remember The Milk is gratis te gebruiken, maar als je meerdere keren per dag de taken in de RTM-apps op je verschillende apparaten (telefoon, iPad)  wilt kunnen synchroniseren met de web-applicatie, heb je een ‘pro’-account nodig waarvoor je  25 dollar per jaar betaalt. Ik vond het de moeite waard, met name omdat alles er zo mooi uitziet en prettig werkt.

 

Succes!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *